In questo momento aziende e collaboratori sono bombardati da notizie e informazioni di tutti i generi, giuste e sbagliate ma comunque molte! Per quello che ci riguarda possiamo dare il nostro contributo facendo il punto della situazione su ciò che ci compete grazie alla nostra esperienza e alle nostre professionalità. Facciamo un pò di chiarezza, ricostruiamo tutti i DPCM.

I VARI DPCM DEL PRESIDENTE

Il 25 febbraio, pochi giorni dopo che tutto ebbe inizio, il Presidente del Consiglio dei Ministri firma un decreto. Tra le varie disposizione anche la seguente:– La modalità’ di lavoro agile …  e’  applicabile  in via provvisoria, fino al 15 marzo 2020, per i  datori di  lavoro aventi sede legale o operativa nelle Regioni Emilia Romagna, Friuli  Venezia Giulia, Lombardia, Piemonte, Veneto e Liguria

Per le regioni sopracitate viene prevista la possibilità di lavorare da casa fino al 15 marzo assolvendo in via telematica agli obblighi di Informativa dell’INAIL. Rispetto al DPCM del 23 febbraio viene estesa l’applicazione del lavoro agile ad intere regioni e non più più a singole località o zone.

Pochi giorni dopo, il 1 marzo precisamente, viene emanato un nuovo decreto. – La modalità di lavoro agile…può essere applicata a ogni rapporto di lavoro subordinato, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020…

Tale decreto ha avuto validità fino all’8 marzo quando è entrato in vigore un nuovo DPCM il quale ha esteso la misura ad altri territori e province italiane. Mentre con il DPCM dell’11 marzo 2020 la modalità del lavoro agile legata alla situazione di emergenza è stata estesa a tutto il territorio italiano.

Il decreto non riporta la data precisa della fine dello stato di emergenza ma noi sappiamo che questo è stato riconosciuto per sei mesi a partire dal 31 gennaio 2020 e perciò che si protrarrà fino al 31 luglio 2020. Pertanto la modalità di lavoro agile può essere applicata su tutto il territorio italiano fino a tale data.

COSA DEVE FARE L’AZIENDA

Come comportarsi ora? Non c’è la necessità di stipulare accordi individuali per ogni lavoratore al fine di attivare lo smart working, il governo è stato chiaro. Vista l’emergenza non ci sarebbe stato modo e tempo per le aziende di adempiere ad una tale richiesta. Anche comunicare preventivamente la modalità di lavoro agile non sarebbe stato possibile.

Ciò che necessita di essere fatto è:

  • Mandare a tutti i collaboratori una email con alcune indicazioni pratiche organizzative e in allegato l’Informativa sulla Privacy e Sicurezza creata appositamente dall’INAIL in questo momento di emergenza. Informativa utilizzabile così oppure adattabile dall’RSPP in ragione delle caratteristiche del lavoro e dell’attività svolta da ogni azienda.
  • Successivamente è necessario che il Consulente del Lavoro o l’azienda stessa carichi le comunicazioni di lavoro agile sulla piattaforma di Cliclavoro tramite una procedura semplificata. Quest’ultima prevede il caricamento di una autocertificazione da parte del datore di lavoro in formato PDF e un foglio excel contenente tutti i dati richiesti da cliclavoro per avviare il lavoro agile. Tra questi: dati anagrafici, dati inail, data di inizio lavoro agile (25/2 o 11/3 in funzione della regione di appartenenza) e data di fine (31/7).

INFO UTILI

Data l’imprevedibilità degli avvenimenti non tutte le aziende sono state in grado di prepararsi efficacemente all’emergenza. Molte si sono fatte cogliere impreparate. Per quanto riguarda la tecnologia ad esempio, c’è stata una corsa al rifornimento di pc aziendali così da permettere di far svolgere la propria attività lavorativa a tutti i collaboratori dal proprio domicilio. In merito a questo vi alleghiamo la nostra policy BYOD (Bring Your Own Device). Grazie ad essa è possibile lavorare al di fuori del proprio ufficio senza bisogno di disporre di un pc aziendale, ma semplicemente disponendo di quello personale.

Se non hai mai lavorato in smart working prima d’ora o se semplicemente vuoi imparare a gestire al meglio il tuo lavoro da casa, ti invitiamo a seguire il nostro webinar gratuito il 25 marzo alle ore 15.
Se invece sei un’azienda, con la sede operativa in Lombardia, che sta sperimentando il lavoro agile con i propri collaboratori a causa dell’emergenza e ti stai rendendo conto che potrebbe essere una soluzione a molte problematiche, non perderti questo Bando. 4,5 milioni di euro stanziati. I requisiti sono: avere almeno 3 dipendenti e non avere mai implementato piani aziendali di lavoro agile (ad esclusione del caso emergenziale).

Per qualsiasi informazione contattaci pure!

Se da un lato lo Smart Working è sempre più diffuso e affermato come pratica aziendale, dall’altro lato molte realtà sono ancora dubbiose e reticenti ad abbracciare completamente e senza esitazioni questa nuova metodologia lavorativa. I motivi sono molteplici e tra questi non è raro che ricorra quello legale.

  • Ci sono dei limiti legali all’attivazione dei progetti di smart working? E se sì quali?
  • Alcune attività o alcune tipologie contrattuali possono o devono ritenersi escluse da questa modalità di lavoro?

Per questo motivo abbiamo pensato possa essere utile per schiarire le idee e risolvere qualche dubbio fare un breve excursus in materia andando a riprendere tre articoli del nostro avvocato Paola Salazar.

Smart working: come avviare un progetto

Incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, così è definito il Lavoro Agile dalla legge. Liberarsi dall’assioma presenza=lavoro ha un grande impatto psicologico sul lavoratore ed è essenziale per lui per poter lavorare senza vincoli di spazio e tempo. Purtroppo si tratta di un obiettivo difficile da raggiungere nel nostro ordinamento giuridico, ancora fortemente legato al tema del controllo e lontano dal far proprio il tema della fiducia nella gestione del rapporto di lavoro.

La tecnologia rappresenta un nodo fondamentale per chi volesse intraprendere progetti di Smart Working. La legge in questo senso si riferisce al “possibile utilizzo di strumenti tecnologici”. Non si può infatti fare a meno di quest’ultima ma è possibile che per alcune fasi o cicli non sia essenziale.

Ci sono poi attività che non possono essere svolte fuori dalla sede di lavoro tradizionale, si pensi alle attività commerciali, ai cantieri o ad alcune attività chimico-farmaceutiche. In questi casi la legge viene in aiuto affermando ad esempio che le forme di flessibilità possano riguardare anche l’orario di lavoro e non solo gli spazi. Sempre di flessibilità si tratta!
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Smart Working: i 3 elementi principali

Lo Smart Working non è lavoro da casa. Si tratta piuttosto di una modalità di lavoro flessibile che richiede alcuni fondamentali presupposti organizzativi.

Individuiamo nella tecnologia, nella fiducia e nell’Accordo di Lavoro Agile gli elementi principali di questa nuova forma lavorativa. Vediamoli più nel dettaglio:

  • Oggi la tecnologia riveste un ruolo fondamentale e ha reso possibile lo sviluppo dell’era Industry 4.0. L’evoluzione che ha imposto alle professioni negli ultimi anni ha fatto sì che anche il lavoro subordinato, e non solo quello autonomo, cominciasse ad essere regolato e valutato in termini di risultati raggiunti. 
  • L’elemento psicologico di maggiore rilevanza e fondamentale per ripensare la prestazione di lavoro in chiave di “obiettivi” è sicuramente la fiducia tra lavoratore e datore di lavoro ma anche in senso trasversale tra colleghi. Da non sottovalutare l’importanza delle soft skills e, quindi, dei fattori della collaborazione, ascolto e comunicazione, quali ingredienti essenziali al fine di avviare un progetto di Smart Working di successo.
  • La cornice si completa grazie all’Accordo individuale, quest’ultimo ha l’obiettivo di trovare il giusto punto di incontro tra l’interesse dell’organizzazione (ovvero l’aumento della produttività e della competitività) e l’interesse del collaboratore (ovvero il giusto bilanciamento tra vita privata e lavoro) e rendere così il più trasparente possibile la relazione.

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Smart working: aspetti di salute e sicurezza sul lavoro

Spesso e volentieri la preoccupazione principale di chi vuole avviare un progetto di Smart Working è proprio quella legata alla gestione degli aspetti di sicurezza dello smart worker.

In molti hanno il timore che l’Inail non fornisca una copertura assicurativa per l’attività svolta al di fuori degli spazi aziendali. Ma lo smart working, come abbiamo già detto, non è lavoro da casa. È invece una modalità di esecuzione della prestazione lavorativa che si caratterizza per l’assenza di vincoli di luogo e di orario di lavoro, ma soprattutto, per una nuova organizzazione del lavoro basata sugli obiettivi e non sulle ore trascorse alla propria scrivania.

Ne consegue che l’analisi della lavorazione eseguita in modalità di lavoro agile non differisce da quella normalmente compiuta in ambito aziendale, ai fini della riconduzione al corretto riferimento classificativo da adottare.” Così è riportato dalla Circolare Inail n. 48 del 2 novembre 2017, non esiste pertanto alcuna differenza tra l’attività svolta all’esterno dell’ufficio rispetto a quella svolta all’interno per l’Inail.

Secondo il principio della ragionevolezza spetta ad ogni lavoratore scegliere coscienziosamente e responsabilmente il luogo dal quale svolgere la propria attività lavorativa nelle giornate di smart working. Questo luogo può anche rispondere a temporanee e specifiche esigenze di conciliazione vita-lavoro del lavoratore purché questo valga per un limitato periodo di tempo e non in via continuativa.

Per quanto riguarda i fattori connessi agli strumenti di lavoro, all’assicurazione INAIL contro gli infortuni sul lavoro e alla tutela dell’infortunio in itinere, si può fare riferimento ai principi guida applicati per il lavoro subordinato.

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In conclusione

In modo molto breve e sintetico abbiamo cercato di affrontare le tematiche principali in materia di Lavoro Agile da un punto di vista legislativo. È possibile approfondire la lettura di ogni articolo seguendo il link e nel caso in cui qualcosa ancora non fosse chiaro contattateci senza esitazioni! Il 4 marzo Federico Bianchi e Paola Salazar sono stati i protagonisti del primo webinar gratuito che ha toccato proprio questi argomenti, e non solo. Se siete interessati potete rivedere la registrazione qui!

Vogliamo illustrarvi quelli che potrebbero essere degli strumenti in grado di risolvere alcuni problemi legati all’impossibilità per molti di essere presenti in ufficio. Ci riferiamo agli strumenti per effettuare riuonioni, meeting o video conference a distanza mostrandovi come la presenza fisica non sia un limite assoluto.

Pochi ma essenziali principi

Innanzitutto al fine di svolgere una video conference performante ed efficace è necessario far in modo che i principi che stiamo per illustrarvi siano sempre tenute ben presenti e rispettate da tutti i partecipanti.

  1. Fornire il link della conference a tutti per collegarsi simultaneamente, è possibile condividere anticipatamente su Google Calendar o su altra piattaforma simile il link tramite cui collegarsi direttamente alla riunione virtuale;
  2. Essere puntuali, per rispetto del tempo e delle attività di ciascuno è fondamentale non arrivare in ritardo alla conference;
  3. Stabilire un facilitatore che porti avanti l’agenda, qualcuno che guidi la conference evitando che si perda di vista il focus dell’incontro;
  4. Condividere all’inizio l’agenda del meeting, fornire subito un quadro generale di quelli che saranno i temi affrontati durante il meeting così da rendere tutti allineati;
  5. Fare un action plan, al termine della riunione riprendere velocemente i punti appena trattati assegnati a chi di competenza del team e tradurli in azioni;
  6. Non partire a freddo, prima di iniziare la riunione vera e propria stimolare il coinvolgimento di tutti tramite un primo “giro di tavolo” più informale per un saluto o un pensiero.
Dove appare il link per partecipare alla video call su Google Calendar

I migliori tool per noi

Spesso ci capita di lavorare da remoto come team, questo ci ha permesso nel tempo di testare diversi tool di collaborazione e di individuare i migliori. 

Ogni realtà ha le sue necessità, le sue abitudini e quindi lungi da noi fornirvi delle verità assolute. Il nostro obiettivo è infatti quello di fornirvi una cornice il più chiara possibile dei tool che possono supportarvi in un momento di poca stabilità come questo.

Ne vedremo pochi proprio per non creare confusione e restringere il campo ai più efficaci ed efficienti anche in base alla presenza di queste 3 caratteristiche:

  • un sistema di chat
  • la condivisione dello schermo
  • la multipiattaforma

Il primo tool è:

  • Zoom – uno dei tool più usati per la collaborazione a distanza, compatibile con tutti i sistemi operativi sia da smartphone o tablet che da web. Scaricare la versione gratuita vi permetterà di svolgere meeting tra più persone (100 persone max)  per un tempo massimo di 40 minuti.

Condivisione dello schermo o di una whiteboard, live chat privata e di gruppo, possibilità di registrare l’intera video conference o parte di essa, queste sono alcune caratteristiche della versione Basic di Zoom meetings. 

Colui che organizzerà il meeting  avrà la possibilità di invitare gli altri partecipanti tramite una mail direttamente inviata dal tool o semplicemente tramite la generazione di un apposito link al momento della creazione dell’evento su Google Calendar (immagini di seguito).

Dalle realtà più piccole a quelle più grandi Zoom è un ottimo candidato per la vostra collaborazione da remoto.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

  • Jitsi – forse non tra i più famosi ma tra i più sicuri. Tutte le chiamate, video e non, sono codificate. Non esiste ufficialmente un limite al numero di partecipanti, tutto dipende dal vostro Pc e dalla vostra connessione. Per usufruire del servizio non è necessaria nessuna iscrizione, una volta approdati sul sito vi basterà cliccare sul pulsante “Start a call” per avviare la vostra videochiamata. È possibile inoltre installare l’estensione per Google Calendar così da integrare il tool. Una volta premuto il tasto “GO” Jitsi vi fornirà una serie di coordinate da condividere coi vostri collaboratori. Inoltre condividere lo schermo o avviare chat è semplicissimo.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

  • Hangouts è il sistema di messaggistica di Google e vi si può accedere da smartphone, tablet o pc sia iOS che Android. Requisito fondamentale è avere un account Google e accedervi da app o da web per avviare una conversazione, una chiamata o una videochiamata. 

Hangouts ti permetterà di effettuare video conference sia one to one che di gruppo, di condividere il tuo schermo così che tutti coloro che partecipano alla conference possano essere lì con te (metaforicamente parlando) e di scambiarti messaggi con i vari partecipanti, il tutto gratuitamente soltanto grazie ad una buona connessione internet. A colui che avvierà la video conference Hangouts fornirà le informazioni che potete osservare nell’immagine così che, una volta condivise, sarà facile per tutti collegarsi senza fraintendimenti.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

  • Whereby – nessun download o registrazione per gli utenti, video call semplici e affidabili fino a 4 partecipanti nella versione free. L’accesso sia da mobile (iOS o Android) che da desktop è facilissimo, è possibile condividere lo schermo, registrare la conference e chattare live. Colui che avvierà la videocall sarà l’owner e avrà la possibilità di creare una meeting room privata. A quest’ultima potranno partecipare solo i collaboratori che avranno ricevuto l’autorizzazione proprio dall’owner, ovvero il proprietario della room.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

In conclusione

Non vi resta che testarli per capire il più adatto per il vostro tipo di organizzazione e team. Sono tutti validi ed efficaci strumenti pertanto non ve ne consigliamo uno in particolare tra quelli esposti. Sperimentateli e fateci sapere dov’è ricaduta la vostra scelta!