La flessibilità è un tema che ci sta molto a cuore.

Oggi la grande sfida per le organizzazioni è riuscire a far coesistere i bisogni delle persone in termini di flessibilità con le esigenze di produttività e ottimizzazione delle risorse a disposizione.

Noi di Smartworking srl rispondiamo a questa esigenza, fornendo consulenza basata su anni di esperienza e sui progetti che abbiamo condotto in diverse realtà italiane, dal punto di vista culturale, degli spazi e tecnologico.

Nel fare questo, però, resta sempre fondamentale un aspetto: rimanere in ascolto dei bisogni e delle esigenze di flessibilità delle persone. Per questo motivo, sulla nostra pagina Linkedin ogni settimana lanciamo un sondaggio alla nostra community sul tema.

In questo primo articolo della serie, vediamo come le persone preferirebbero l’organizzazione della propria settimana lavorativa e come impiegherebbero quel “nuovo” tempo libero.

Settimana Corta: il mix ideale

Lo abbiamo detto tante volte: non esiste un unico modello di settimana corta. C’è il classico “100-80-100” (ovvero il 100% del salario per l’80% del tempo lavorativo in cambio del 100% della produttività) che prevede il venerdì libero, ma non è l’unica formula.

Oggi siamo nel campo delle sperimentazioni: ogni azienda che vuole approcciarsi alla flessibilità, deve provare la tipologia più adatta al proprio settore e, soprattutto, alla propria popolazione.

La strategia che suggeriamo in Smartworking Srl – come trovi in questo articolo –  è quella di chiarire quali sono gli obiettivi per cui l’organizzazione sta decidendo di procedere con la sperimentazione della settimana corta. A seguire, intervistare le figure chiave dell’azienda e, infine, scegliere i team su cui sperimentare.

Settimana Corta e Day off: destinazione d’uso

Tempo per se stessi e per le proprie passioni: il 34% dei nostri intervistati ha risposto così alla domanda sull’utilizzo del giorno off in caso di settimana corta in azienda.

Nella difficile gestione quotidiana del work-life balance, infatti, tocca spesso scegliere tra lavoro e famiglia, escludendo tutto il resto, passioni ed hobby compresi.

Il “day off” in caso di settimana corta potrebbe essere utilizzato per questo motivo. Secondo posto la famiglia.

Settimana Corta: ostacoli in azienda

La cultura aziendale, intesa come insieme di  valori, principi e norme condivisi da tutte le persone dell’organizzazione, resta il maggiore impedimento all’introduzione della settimana corta, secondo la nostra community.

E’ un asset fondamentale dell’azienda, che si costruisce con il tempo ma dovrebbe anche essere flessibile e tenere conto delle evoluzioni e cambiamenti della propria epoca e sapersi adattare. Al secondo posto il management.

Cosa vuol dire lavorare full remote? E quali sono le implicazioni fiscali e previdenziali?

Paola Salazar,  Avvocato Giuslavorista e Legal Advisor di Smartworking srl, ha analizzato il fenomeno per la terza uscita del format – “Le risposte Agili dell’avvocato”. L’argomento è ampio ed interessante, nelle prossime puntate approfondiremo le diverse tematiche relative alla sicurezza, previdenza e l’ambito fiscale. Gli iscritti alla nostra newsletter ricevono ogni mese in anteprima la rubrica con le nuove domande e risposte. Se non sei iscritto, clicca qui:

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Lavoro Full Remote e Nomadi Digitali

Dopo la pandemia – o complice la pandemia – si è diffuso soprattutto tra i giovani e con sempre maggiore insistenza il fenomeno del lavoro “full remote”. Ossia di attività di lavoro svolte in via esclusiva da remoto con forme di telelavoro oppure, molto più facilmente, con accordi di lavoro agile personalizzati che prevedano pochissimi rientri in azienda. Si tratta di ipotesi di lavoro ancora circoscritte, una volta appannaggio quasi esclusivo di lavori autonomi freelance, ma in lenta e consistente crescita anche nell’ambito del lavoro subordinato.

Si tratta di un fenomeno da guardare con molta attenzione, si pensi ad esempio ai nomadi digitali, ossia a coloro che scelgono – soprattutto nei primi anni della loro vita lavorativa, quando gli impegni familiari non sono ancora pressanti – di lavorare in forma full remote in giro per il mondo, favoriti spesso da favorevoli legislazioni fiscali. Tra i giovani sta diventando una vera e propria nuova filosofia di vita.

Il lavoro resta importante, ma non sembra occupare più il primo posto in quella che è la previsione del proprio cammino di vita. E non si tratta di un sentimento presente solo tra chi può vantare scolarità elevata. Sicuramente è richiesta una certa formazione di base e specialistica così come la possibilità di svolgere un lavoro intellettuale, creativo o ad alta specializzazione tecnica.

Si tratta di requisiti il più delle volte indispensabili per sposare questa nuova tendenza, ma non esclusivi. La semplice disponibilità di un collegamento remoto e di un pc agevolano questa forma di lavoro anche per attività di natura più routinaria. Come ad esempio molte delle attività di back office o di natura amministrativa che possono essere gestite senza necessità di una presenza fisica in un ufficio.

È importante chiedersi: è la soluzione per dare una risposta al desiderio di un maggiore equilibrio vita-lavoro? Può essere la strada per dare significato al senso di insoddisfazione che sembra caratterizzare il lavoro negli ultimi anni, tanto da influire anche sul fenomeno delle grandi dimissioni? 

Implicazioni Fiscali e Contributive

Oltre agli innumerevoli aspetti positivi che il lavoro full remote porta con sé, vediamo qualche punto di attenzione da valutare prima di intraprendere questa strada:  

  1. Rischio Isolamento

Il rischio di isolamento è sempre stata la preoccupazione maggiore nel dibattito sulla regolamentazione del telelavoro fin dalla sua nascita più di venti anni fa. Sarebbe meglio regolare questi accordi, anche in chiave innovativa prevedendo forme di lavoro ibrido – ove possibile. Magari adottando meccanismi di alta flessibilità organizzativa nella gestione dei tempi di lavoro, come quelli connessi con le sperimentazioni della settimana corta (trovi l’articolo di approfondimento QUI) che si stanno sempre più diffondendo.

  1. Implicazioni fiscali

Vi sono poi importanti implicazioni fiscali che vanno comunque prese in considerazione, considerato ad esempio che le norme fiscali richiedono sempre il pagamento delle imposte nel luogo in cui si produce il reddito. Luogo che potrebbe anche non coincidere con il paese che viene considerato anche dal punto di vista fiscale come il centro principale degli interessi. E che non sempre è possibile gestire il conflitto tra diversi regimi di imposizione fiscale con le convenzioni internazionali contro le doppie imposizioni.

Ma vi è di più: quando si lavora in un paese estero per conto di un’organizzazione che ha sede in un altro paese, le implicazioni fiscali connesse alla costituzione di una stabile organizzazione e ai connessi obblighi di fiscalità internazionale sono molteplici e complesse.

  1. Implicazioni previdenziali

Non solo, anche dal punto di vista previdenziale alcuni paesi – soprattutto in ambito extra-europeo – richiedono il pagamento dei contributi sul proprio territorio fin dal primo giorno di soggiorno e di lavoro.
Inoltre, le nuove generazioni hanno poca propensione a valutare soprattutto all’inizio della carriera il proprio futuro previdenziale. L’essere un nomade digitale full remote potrebbe portare il rischio di frammentazione della propria posizione previdenziale. Il che potrebbe comportare rilevanti conseguenze nel momento in cui a fine carriera si volessero valorizzare in un assegno pensionistico i contributi pagati in giro per il mondo. Eventualità non sempre scontata o possibile se non si sia accumulato un numero di giornate utili ai fini previdenziali, tali da determinare positive conseguenze in termini di pensione.

I punti di attenzione sono molteplici ed è importante conoscerli. Non devono essere di ostacolo alla sperimentazione di sempre nuovi modelli di organizzazione del lavoro che rispondano alla crescente richiesta di flessibilità, soprattutto da parte delle nuove generazioni

Ci vediamo alla prossima uscita!

PAOLA SALAZAR – Avvocato, esperto in diritto del lavoro. Dal 2009 il tema della conciliazione vita-lavoro, dell’organizzazione flessibile del lavoro e, oggi, del lavoro agile, è seguito sia per interesse personale, sia per interesse professionale come Legal Advisor di Smartworking srl.

Facciamo chiarezza su uno dei temi cardine del lavoro agile: la flessibilità organizzativa. Inauguriamo così un nuovo format – “Le risposte Agili dell’avvocato” – a cura di Paola Salazar,  Avvocato Giuslavorista e Legal Advisor di Smartworking srl.

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Diversamente, abbiamo deciso di raggruppare anche qui le tematiche affrontate in una serie di articoli. Ecco il primo!

Cosa è la flessibilità? E la flessibilità organizzativa in cosa consiste?

Parlare oggi di flessibilità e, soprattutto, di flessibilità nell’organizzazione del lavoro – specie dopo due anni di pandemia – significa molte cose.

Significa in primo luogo fare i conti in modo strutturale con il lavoro da remoto, con la flessibilità d’orario, con la gestione di dipendenti e collaboratori senza il rischio di una riqualificazione del rapporto di lavoro. Significa imparare a costruire un percorso di crescita e rigenerazione dell’organizzazione che parta dal benessere delle persone e dalla gestione dei talenti, senza perdere di vista il business.

Significa costruire modelli che tengano conto di tutti questi fattori senza il timore di rompere gli schemi gerarchici, ma con la consapevolezza del rinnovamento necessario dei ruoli e delle gerarchie.

Ce lo chiedono le persone. Ce lo chiede il futuro del lavoro. 

La flessibilità spazio-temporale è oggi il presupposto fondamentale per poter parlare di lavoro ed è e requisito indispensabile del lavoro ibrido.

Ma cosa si intende per lavoro ibrido? Innanzitutto il lavoro ibrido non è un modo diverso per intendere lo smart working. È qualcosa di più complesso e sfidante e garantisce di governare, attraverso la tecnologia, l’organizzazione del lavoro proprio in termini di flessibilità di tempo e di spazio.

Significa, in primo luogo, essere in grado di pianificare l’attività e quindi di definire gli obiettivi e di misurarne risultati e performance. Significa instaurare un clima di fiducia e organizzare i team di lavoro in presenza e in remoto in modo che obiettivi, risultati, spirito di collaborazione, feedback siano i fattori chiave della nuova organizzazione del lavoro.

Il lavoro ibrido richiede uno sforzo e un salto culturale e tecnologico all’alta dirigenza, ai manager, ai collaboratori. Significa, sapere usare in modo efficace e collaborativo tutti gli strumenti messi a disposizione: dagli strumenti hardware a quelli software, fino agli spazi di lavoro (propri, in co-working, in sede).

Significa, per ciascuno di noi, acquisire maggiore consapevolezza delle proprie doti organizzative, lasciandosi guidare nella gestione della giornata lavorativa dalle esigenze di contesto, dalle scadenze, dal rispetto degli orari di coordinamento con i colleghi e la clientela, ma anche dalle proprie esigenze personali e familiari, imparando a capire quando disconnettersi (senza sensi di colpa) e quando e come gestire le attività che devono necessariamente essere svolte in presenza e quelle che possono (o devono) essere svolte in remoto.

Ci vediamo alla prossima uscita!

PAOLA SALAZAR – Avvocato, esperto in diritto del lavoro. Dal 2009 il tema della conciliazione vita-lavoro, dell’organizzazione flessibile del lavoro e, oggi, del lavoro agile, è seguito sia per interesse personale, sia per interesse professionale come Legal Advisor di Smartworking srl.

Short Week: un trend del momento o una rivoluzione nel mondo del lavoro destinata a rimanere? Paola Salazar,  Avvocato Giuslavorista e Legal Advisor di Smartworking srl, ha analizzato il fenomeno in questo articolo andando oltre l’aspetto puramente normativo. Parliamo quindi di settimana corta per la seconda uscita del format – “Le risposte Agili dell’avvocato”.

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Lavoro Agile e Settimana corta

C’era una volta il lavoro agile….

Eh sì, perché il tema oggi all’ordine del giorno sembra non essere più il lavoro agile, ma la settimana corta. Ma se ci troviamo oggi a parlare finalmente e concretamente di orario di lavoro e di settimana corta, lo dobbiamo proprio al lavoro agile. A quel fondamentale principio del lavoro per obiettivi senza vincoli di tempo e di spazio che è il presupposto fondante del lavoro agile, così come ci viene restituito dalla norma (art. 18, c. 1 L. n. 81/2017).

Non solo, se si guarda alle caratteristiche del lavoro agile, ma anche alla stessa definizione normativa di orario di lavoro contenuta nella legge, si può vedere che è orario di lavoro “qualsiasi periodo in cui il lavoratore sia al lavoro a disposizione del datore di lavoro e nell’esercizio della sua attività e delle sue funzioni” (art. 1 D.Lgs. n. 66/2003).

La norma non impone le otto ore giornaliere sui cinque giorni della settimana ma preferisce il richiamo ad un criterio di “disponibilità delle energie psicofisiche del lavoratore” che in via generale, proprio grazie al lavoro agile, risulta oggi svincolato dalla necessaria presenza fisica nei locali dell’azienda ed apre pertanto degli spazi di riflessione su una maggiore flessibilità nell’organizzazione dell’orario di lavoro entro il limite di legge delle 40 ore settimanali.

È questo il senso ed il significato della settimana corta a parità di salario, nel rispetto della disciplina sulle pause e anche dei limiti di ragionevolezza – e di sicurezza – nella durata giornaliera e settimanale della prestazione lavorativa.

Parlare oggi di settimana corta assume un particolare significato, guardando anche alla crisi energetica e alla sua influenza sulla gestione quotidiana dell’attività delle famiglie e delle imprese. Non è solo questo, ancora una volta un fattore esterno diviene acceleratore di un cambiamento organizzativo, come durante la pandemia con il lavoro da remoto.

Il significato vero e profondo della settimana corta è quello di dare valore e spazio più concreti anche ai tempi di non lavoro. Qualcuno si è spinto fino a considerare particolarmente utile per la produttività avere più giorni di riposo. E chi di noi non ha sperimentato in concreto cosa vuol dire lavorare dopo un periodo più o meno o prolungato di riposo? La vera sfida per il futuro risiede proprio nella capacità di istituire sistemi di misurazione e di controllo dei risultati che diano la misura di questo valore.

Quando l’orario di lavoro viene utilizzato come strumento di organizzazione flessibile del lavoro (nei limiti dettati dalla legge e dalla contrattazione collettiva di ciascun settore) diviene anche strumento utile per dare valore (misurabile) sia ai tempi di lavoro sia ai tempi di non lavoro, proprio in una logica di miglioramento generale della qualità della vita.

Ci vediamo alla prossima uscita!

PAOLA SALAZAR – Avvocato, esperto in diritto del lavoro. Dal 2009 il tema della conciliazione vita-lavoro, dell’organizzazione flessibile del lavoro e, oggi, del lavoro agile, è seguito sia per interesse personale, sia per interesse professionale come Legal Advisor di Smartworking srl.

Un cambiamento inevitabile

Il mondo del lavoro sta cambiando, è sotto gli occhi di tutti, quale sarà la forma definitiva che assumerà è impossibile dirlo ora, probabilmente sarà una forma ibrida. Ciò che possiamo affermare con certezza è che questo cambiamento coinvolgerà ed anzi, ha già coinvolto, inevitabilmente anche gli spazi legati alla casa e all’ufficio. 

Di spazi noi ci occupiamo da tempo, nel farlo ci appoggiamo a due architetti che sono allo stesso tempo partner e alleati nei nostri progetti. Parliamo di Rachele Storai e Raffaele Sabbadini. Ci siamo conosciuti in uno spazio di coworking a Milano qualche anno fa e abbiamo iniziato a collaborare insieme. Con loro oggi abbiamo fatto alcune riflessioni.

La contaminazione della casa

In quella che potremmo definire la prima grande ondata, l’anno scorso, tutti abbiamo dovuto portare il lavoro a casa e quindi, in un certo senso, anche un pò l’ufficio. C’è stata una contaminazione degli spazi privati che è avvenuta senza che ce ne rendessimo conto. C’è chi si è abituato a lavorare in autonomia, in solitudine, in silenzio e chi invece ha riscontrato maggiori difficoltà di concentrazione. A causa degli spazi ridotti o poco organizzati (giustamente) per accogliere una postazione di lavoro, a causa della presenza di figli e di altre mille distrazioni. Questa contaminazione non è stata facile da gestire, ne abbiamo parlato con Rachele in un episodio delle nostre Colazioni Agili che vi riportiamo qui e su cui facciamo un breve focus.

FOCUS

Laura aveva appena comprato casa a Milano, una casa non troppo grande, doveva essere un punto d’appoggio in città. Scoppia la pandemia. Laura si trova in questa casa vuota, ancora da arredare, e con una serie di attività lavorative da portare avanti. 

Chiede aiuto a Rachele, insieme ridisegnano gli spazi in funzione delle nuove priorità che non sono più quelle di avere un punto di appoggio per la notte e poco altro. Ora Laura in quella casa deve trascorrere tutte le sue intere giornate. Con Rachele trovano una soluzione e Laura da quel momento in poi riesce a lavorare efficacemente da casa avendo a disposizione un piccolo angolo adibito a postazione di lavoro.

L’ufficio si è introdotto nella casa di Laura durante la pandemia e le necessità si sono ribaltate ma la soluzione a cui sono giunte Laura e Rachele è stata più che soddisfacente.

La contaminazione dell’ufficio

La casa è stata contaminata, ma come non pensare che lo sia stato anche l’ufficio?

La stessa cosa sta infatti succedendo per gli spazi di lavoro. Basti pensare ai nuovi condomini progettati con spazi di coworking al loro interno, ai nuovi uffici con nursery e pet friendly. Questa ibridazione degli spazi che sta avvenendo sempre più frequentemente ci porta a ripensare il concetto di ufficio e casa come entità a sé stanti. Se molte aziende proseguiranno nella direzione dello smart working l’ufficio diventerà importante come luogo di condivisione e aggregazione, la sua funzione sarà sempre più quella di ritrovo per co creare e progettare insieme ai colleghi. 

Per fare un esempio concreto riportiamo il caso raccontato da Raffaele sempre in una Colazione Agile che puoi rivedere qui.

FOCUS

Prima del Covid un’agenzia di comunicazione di Milano aveva progettato i nuovi uffici con l’aiuto di Raffaele e altri professionisti. Spazi open, phone bot, share desk e altre caratteristiche tipiche degli uffici più moderni.

Dopo il covid questa azienda ha ricontattato gli architetti, piano piano stanno rientrando in ufficio e si sono resi conto che ad oggi in presenza si “danno fastidio” a vicenda. 

Gli spazi open amplificano rumori, voci e suoni a livello acustico. La diffusione del suono non li aiuta a riprendere con serenità e hanno così chiesto aiuto per riorganizzare nuovamente gli spazi in funzione delle nuove necessità. 

La richiesta è comune ad altre società, oggi la priorità è diventata quella di avere un comfort acustico, avere quindi degli spazi chiusi in cui poter lavorare, sia singolarmente che in team. Avere phone bot più grandi, vetrate a dividere gli spazi e pannelli per l’assorbimento acustico.

Dalla casa, all’ufficio, alla città

Siamo partiti dalla casa per arrivare all’ufficio ed infine a colei che ospita entrambi, la città. Oggi si parla molto di città in 15 minuti, il concetto di riuscire quindi a reperire tutti i servizi di cui abbiamo bisogno in 15 minuti. Si parla di riqualificazione dei borghi che si stanno adoperando sempre meglio per ospitare i lavoratori in workation. C’è una maggiore attenzione alla sostenibilità e alla mobilità per gli spostamenti dei lavoratori.

Come cambierà il rapporto città e luoghi di lavoro in futuro? Sicuramente qualcosa cambierà, ci sarà la necessità di congestionare meno i mezzi pubblici, la possibilità di lavorare in posti diversi dalla città, più in generale ci sarà una ridefinizione degli spazi e dei confini di “dove lavorare” che saranno sempre meno definiti e sempre più labili.

In questa riflessione l’elemento fondamentale sono le persone ed in particolare, i leader. La scala dell’ufficio è cambiata così come lo sono gli spostamenti e quindi la città, è fondamentale ora che chi guida i team sia in grado di dare e mantenere armonia ed equilibrio. Dare la possibilità alle persone di scegliere da dove lavorare in funzione dell’attività da svolgere. 

L’ufficio del futuro è fatto di spazi nuovi, nuovi modi di spostarsi, vedere la città e di leader agili.

Un po’ alla volta ci stiamo riappropriando del valore delle nostre giornate. Abbiamo trascorso un anno e mezzo lavorando da remoto, con una connessione pressoché costante. Abbiamo dato valore e significato al termine “disconnessione” – se non fosse stato ancora abbastanza chiaro soprattutto declinato come dovere di disconnessione, come ho già scritto in altro approfondimento specifico dedicato a questo tema. Abbiamo compreso che il benessere risiede in questo diritto/dovere fondamentale che vuol dire, prima di tutto, rispettare (e far rispettare) le pause, rispettare (e far rispettare) l’orario di lavoro e i tempi di non lavoro, che siano condivisi con il capo e i colleghi, che siano quelli che pratichiamo abitualmente in azienda o quelli concordati per il lavoro da remoto.

Disconettersi per conciliare

Che ci consentano anche la conciliazione vita-lavoro o di immergerci nella natura. Che siano i meccanismi di gestione del tempo che ci consentano di mangiare con attenzione al gusto del cibo oppure che ci consentano di giocare con nostro figlio e di seguirlo negli studi, così come quelli che ci consentano di concentrarci su un compito, che sia di lavoro o di non lavoro. Perché il nostro cervello per lavorare bene ha bisogno di pause. Vere pause.

Forse chi si è dato l’opportunità di sperimentare il vero “smart working”, chi ne ha compreso il vero valore in termini di autonomia, responsabilità, fiducia, collaborazione (e mi riferisco ad entrambe le parti del rapporto di lavoro, datore di lavoro e lavoratore), può oggi affrontare con maggiore consapevolezza alcune delle possibili evoluzioni di questo straordinario modello di organizzazione del lavoro che la pandemia ha finalmente sdoganato.

La prima evoluzione

La prima evoluzione dello smart working è quella che in letteratura si inizia a definire “modello ibrido”. Qui è necessario fare una precisazione. Il termine “lavoro ibrido” è comparso in questi ultimi anni in molte occasioni a definire il lavoro attraverso piattaforma (nella maggior parte dei casi a definire in realtà il lavoro dei rider) perché di fatto a metà tra lavoro autonomo e lavoro subordinato. Avendo già nell’ordinamento giuridico il lavoro parasubordinato (le cococo), alcuni hanno preferito iniziare a declinare il lavoro dei rider (che propriamente sarebbe in base alla legge lavoro autonomo ma che alcuni player del settore stanno iniziando ad inquadrare nell’ambito del lavoro subordinato, considerata anche la posizione assunta sul punto dalla giurisprudenza) proprio come lavoro “ibrido”. Perché autonomo per struttura ma con alcune delle tutele previste per il lavoro subordinato, quali minimo salariale e sicurezza.

Il “modello ibrido” cui invece si fa riferimento in letteratura come nuovo modello organizzativo del lavoro che include anche il lavoro da remoto (il vero smart working) è qualcosa di più ampio. Coinvolge anche la tecnologia e i comportamenti, il lavoro parte in presenza e parte in remoto caratterizzato dall’uso degli strumenti tecnologici e strutturato in base a obiettivi definiti. Quindi caratterizzato non dal controllo continuativo sulla prestazione ma dalla scomposizione del lavoro “per fasi, cicli e obiettivi” e dalla verifica del raggiungimento di specifici obiettivi. Lavoro per cui la presenza in sede non diviene funzionale all’oggetto della prestazione lavorativa, quanto piuttosto alla opportunità di gestire con autonomia e responsabilità i tempi e le fasi del lavoro. Accompagnandosi anche alla necessità di fare relazione, di creare occasione per sviluppare sinergie su specifici progetti, per partecipare a riunioni mirate.

Come stanno facendo molte grandi aziende le quali nel post-pandemia stanno prevedendo un progressivo rientro in sede nella consapevolezza dell’importanza che ha una parte di lavoro in presenza per la socializzazione, le relazioni e la creatività. Aziende che stanno sperimentando appunto soluzioni “ibride” che consentano di connettersi e di collaborare sia in presenza sia virtualmente.

La seconda evoluzione

La seconda importante evoluzione è quella data oggi dalla possibilità di allargare lo sguardo oltre i confini dell’ufficio e di guardare anche al territorio come spazio di lavoro. Territorio inteso come territorio vicino, un po’ più lontano e in alcuni casi anche oltre confine. Una delle tendenze che si è sviluppata nell’ultimo anno – proprio grazie alla costrizione del lavoro da remoto durante il primo lockdown – è quello del lavoro svolto non tanto dal domicilio abituale – quello in pratica vicino al luogo di lavoro – ma da altre dimore elette durante i mesi più duri di pandemia a dimore abituali.

Ecco che si sono così avviate interessanti esperienze di lavoro dai borghi, dai piccoli centri, dalla montagna, dal sud. In pratica da luoghi in Italia dove le persone – anche quelle che erano emigrate all’estero per lavoro – hanno scelto di tornare. È anche nata un’associazione – Sudworking o Southworking – la quale ha raggruppato proprio persone che rientrate in Italia, nei luoghi di origine, durante il primo lockdown, hanno dato voce agli aspetti positivi di questo ritorno e ripopolamento non solo del nostro bellissimo sud ma anche dei piccoli centri (connessione permettendo, pre-requisito tecnico indispensabile).

Potenziale oltre confine

L’immediata conseguenza che possiamo ricavare da questa tendenza avviata dalla pandemia e che sta iniziando a prendere consistentemente piede (alcuni hanno ad esempio deciso di trasferirsi in piccole città lontane non più di un’ora dalle metropoli più grandi quali Milano e Roma pur mantenendo il lavoro in queste città) è data dalla possibilità di sfruttarne le potenzialità anche oltre confine. Alcune aziende italiane hanno iniziato a ricercare talenti e figure tecniche particolarmente specializzate all’estero, decidendo però di lasciarle vivere nel paese di origine. Specularmente, molte aziende straniere e multinazionali stanno iniziando a valutare piani di assunzione che prevedono appunto di lasciare queste figure altamente specializzate nei loro paesi di origine.

Si tratta di accordi possibili che sono destinati a figure specifiche – freelance, figure senior, tecnici – ma che vanno ben strutturati. Non vi sono infatti complicazioni particolari dal punto di vista contrattuale se non l’attenta valutazione della legge applicabile al contratto di lavoro, mentre gli aspetti di maggiore complessità nascono dal punto di vista fiscale e previdenziale. La permanenza della residenza fiscale nel paese di origine influisce infatti sugli adempimenti fiscali – anche in capo al lavoratore – in base al modello OCSE, quando sia possibile (o non possibile) recuperare il credito di imposta per le imposte trattenute in Italia dal datore di lavoro che opera come sostituto d’imposta. Mentre è sul versante previdenziale che si generano le maggiori complicazioni, da sistemare in base alle convenzioni internazionali (ove esistenti) e ai regolamenti comunitari in materia di sicurezza sociale.

A volte si generano infatti complicazioni di difficile soluzione quando non vi sia la piena collaborazione interna tra le diverse istituzioni competenti nei vari paesi. Questo perché il luogo in cui risiede il lavoratore è di solito il luogo che governa l’accesso alle prestazioni previdenziali (ad esempio, malattia, maternità etc.). Mentre la copertura della prestazione – attraverso il pagamento dei contributi previdenziali – resta in capo al datore di lavoro nel paese in cui il lavoratore è stato assunto e dove si è perfezionato il contratto di lavoro.

Gestione consapevole

Solitamente residenza del lavoratore e sede del datore di lavoro coincidono nello stesso paese. Quando questi due elementi non coincidono, si possono creare delle complicazioni che possono essere gestite ma vanno prese in considerazione e valutate preliminarmente con attenzione in sede di perfezionamento del contratto di lavoro. 

Il lavoro da remoto sta aprendo molte potenzialità di innovazione organizzativa, anche sul versante della gestione amministrativa del rapporto di lavoro. È bene prenderne consapevolezza.

Avvocato giuslavorista ed esperta di lavoro agile
Articolo a cura dell’avv. Paola Salazar – Salazarlavoro

Oggi non si torna più indietro, possiamo però decidere noi se proseguire sulla strada del lavoro agile che l’emergenza ha spianato oppure se fare marcia indietro e tornare ai vecchi paradigmi.

Cambiamento organizzativo come rivoluzione

I progetti di Smart Working in cui siamo stati coinvolti in questi anni come consulenti, sommati all’esperienza della pandemia, ci hanno dimostrato con chiarezza che siamo davanti ad una vera e propria rivoluzione, non solo delle organizzazioni ma anche umana.

Per guidare questa rivoluzione è necessario che le organizzazioni stesse sviluppino al proprio interno le competenze ed il ruolo per gestire il cambiamento.

Il nuovo ruolo del responsabile HR deve essere quello del facilitatore per accompagnare le persone in questo processo di cambiamento. Ruolo non banale che determina la necessità di dotarsi di consapevolezza e metodo. Consapevolezza per quanto riguarda l’importanza che gioca la loro funzione e metodo nell’applicazione delle metodologie al percorso da intraprendere. Per essere facilitatori efficaci in grado di gestire i propri team è infatti fondamentale questo passaggio.

Il partecipante ideale del master

Il manager che vuole veramente attuare il cambiamento e farsi carico di questa sfida è la figura ideale a cui abbiamo pensato quando abbiamo ideato il nostro master in Smart Working Management. Un programma centrato sulle pratiche e sui metodi che hanno aiutato i nostri clienti a fare un salto verso un nuovo modo di lavorare e di intendere il patto tra lavoratore e azienda.

Il percorso del master è, infatti, pensato per chi in questo momento è chiamato a gestire un cambiamento così strategico fornendogli la possibilità di confrontarsi con esperti delle diverse aree di intervento e con i colleghi di altre organizzazioni che hanno già affrontato questo tipo di sfida.

Vedremo insieme come il cambiamento del modo di lavorare all’interno di un’organizzazione può portare ad una vera e propria rivoluzione.

Partire dal piano strategico

L’obiettivo di questo percorso è quello di sviluppare le competenze e la visione d’insieme necessaria per avviare un progetto di cambiamento basato sul lavoro agile. Il master accompagna il partecipante nella definizione di un piano strategico a partire dal completamento dello Smartworking Canvas che potrà e dovrà poi condividere e utilizzare fin da subito all’interno della propria organizzazione. 

Il percorso

I moduli, tutti completamente online, sono sei per un totale di ventisette ore di live class a cui andranno aggiunte cinque ore di Project Based Learning che verranno condivise lungo il percorso in accordo con i partecipanti. Si tratta di cinque ore a supporto di coloro che vorranno sperimentare all’interno della loro organizzazione gli strumenti e le pratiche apprese. Ogni modulo è inoltre sviluppato e accompagnato da diversi case studies di progetti passati e presenti gestiti dai docenti. Vediamo brevemente i moduli:

  1. L’ORGANIZZAZIONE AGILE

Cosa vuol dire agile e perché abbiamo bisogno di reinventare le nostre organizzazioni? Come sono fatte le organizzazioni fragili, agili e quelle antifragili? Come spingere un’organizzazione a desiderare un cambiamento verso l’agilità? Come condividere ed allinearsi su un’unica visione?

  1. CAMBIO DI LEADERSHIP

Come far fronte al cambiamento? Come trasformare una crisi in un’opportunità. Come comunicare e supportare il cambiamento partendo dalle persone? Come rendere sostenibile un percorso agendo sui fattori abilitanti e come rimuovere gli elementi di ostacolo.

  1. IL CAMBIAMENTO DELLE RELAZIONI

Come cambiano le dinamiche di relazione tra colleghi? Come si aggiornano parole come empatia, fiducia e collaborazione? Il ruolo dell’ascolto, quanto è importante.

  1. COME CAMBIANO LE LEGGI SUL LAVORO

Quali sono le leggi che supportano un nuovo modo di lavorare. Come stanno cambiando? Che cosa serve per applicarle in un contesto organizzativo? Quale impatto hanno sulla cultura interna? Pratiche di gestione delle relazioni sindacali.

  1. COLLABORAZIONE E DIGITAL TRANSFORMATION

Come supportare il cambiamento nel modo di collaborare. Come progettare la collaborazione agile. Quali sono i comportamenti da promuovere e allenare all’interno di un team e di un’intera organizzazione?

  1. I NUOVI SPAZI

Come cambia il concetto di spazio di lavoro? Come si progetta un nuovo ambiente di lavoro? Quali sono i parametri che ci aiutano a comprendere l’evoluzione di uno spazio. Sostenibilità ambientale e impatto sociale.

Non siamo docenti ma

Consulenti. Dal 2015 ci occupiamo di progetti di innovazione organizzativa, questo ci ha permesso di fare esperienza sul campo (caso AMC e caso Gi Group) e di poterla mettere oggi a disposizione di tutti.

5 anni fa Smartworking srl nasceva con un obiettivo: Aiutare le organizzazioni a diventare agili. Il nostro desiderio è sempre stato quello che le organizzazioni potessero diventare il luogo dove le sfide aziendali e i bisogni delle singole persone trovano il proprio punto d’incontro. Per noi lo smart working è la cornice ideale per allenarsi a diventare agili. Oggi, quello scopo è diventato priorità di tutto il mondo del lavoro. 

In questi mesi ciò che abbiamo sperimentato non è stato lavoro agile bensì lavoro da casa, a cui tutti, abbiamo cercato di far fronte. Dopo tutte le chiacchiere sui giornali e i media vogliamo cercare di dare il nostro punto di vista, che non vuole essere assoluto, ma una condivisione di quello che abbiamo imparato in questi anni e che stiamo tuttora imparando. 

Cos’è quindi per noi lo smart working? Parliamo di un modo di lavorare differente da quello a cui la maggior parte di noi era abituata. Quando parliamo di smart working ci riferiamo ad un ripensamento dei ruoli e delle responsabilità, ad una ridefinizione dei tempi e degli obiettivi ed un aumento della fiducia e della collaborazione tra team e singoli. Lavorare agile significa apprendere nuove tecniche quotidianamente grazie alla ricerca e al continuo miglioramento a cui aspira l’Io professionale di ciascuno di noi.

Lo smart working a servizio del talento

Ma andiamo più nel dettaglio. Possiamo parlare di un piano umano dello smart working? Sì nel momento in cui le caratteristiche che differenziano ciascuno di noi, lavorativamente parlando, diventano un valore aggiunto per la realtà a cui apparteniamo. Un’azienda inclusiva è un’azienda in cui lo smart working getta le basi affinché il talento di ciascuno emerga e faccia la differenza per la competitività della realtà. Coloro che ancora credono nel dipendente-macchina pagato per lavorare e non per pensare, beh che dire, questo è esattamente l’opposto di ciò a cui ci riferiamo. 

Sul piano strategico lo smart working è uno strumento che permette all’organizzazione di vincere sfide che prima mai avrebbe contemplato e di creare opportunità che prima si celavano dietro la paura di cambiare. Tutto questo proprio grazie a quei famosi talenti che fanno la differenza e alla loro sinergia. Anche la formazione risulta essere un passaggio fondamentale. Investire in un reskilling delle proprie persone a lungo termine dà i suoi frutti. E non parliamo di corsi di aggiornamento sulla salute e sicurezza (comunque importanti) ma di formazione agile, di formazione finalizzata ad apprendere nuove competenze e conoscenze, nuove tecniche, nuovi metodi e pratiche. Rimanere aggiornati in un’epoca liquida come quella in cui viviamo vuol dire essere strategici. 

Da un punto di vista tecnologico il lavoro agile si pone come primo sostenitore. La tecnologia unisce e che separa, se non saputa utilizzare correttamente. Ma con il giusto approccio e il corretto metodo è uno strumento molto potente che si fa alleato delle persone e rende possibile comportamenti e attività altrimenti inagibili. Lavorare distanti ma simultanei, avere la possibilità di comunicare seppur non dallo stesso luogo, condividere, imparare, collaborare…come sarebbe possibile fare tutto ciò senza la tecnologia? 

Questi tre piani, se correttamente sviluppati, convergono creando le condizioni ideali per una crescita costante prima di tutto dei collaboratori, e poi della realtà.

Il Lavoro agile come principale dinamica di inclusione lavorativa

Pensare al lavoro agile anche come incubatore di pari opportunità non sembra affatto una cattiva idea. Riflettici bene, quale metodologia lavorativa stimola l’inclusione meglio dello smart working (che non è home working)? 

Avendo come focus il lavoro per obiettivi  e al proprio centro il benessere delle persone, il lavoro agile guida l’azienda nel garantire le stesse condizioni di partenza a tutti i lavoratori. In questo modo ciascuno può esprimere il proprio talento con i tempi e i modi che meglio gli si addicono.

Nel momento in cui siamo disposti a ripensare e ridisegnare il nostro modo di lavorare, cambiare le nostre abitudini, esporci e sperimentare nuovi modi di agire, volenti o nolenti, andiamo alla ricerca del modo di lavorare migliore per noi stessi. Quest’ultimo è diverso per ciascuno e permette al singolo di esporsi ed esporre il proprio talento come non aveva mai fatto prima. Non essere valutati per il quanto ma per il come, lo smart working mette tutti sullo stesso piano creando pari opportunità

L’emergenza sanitaria cosa ha scaturito?

L’emergenza ha portato con sé una rivoluzione del modo di lavorare. Se volessimo individuare un aspetto positivo però, questo sarebbe il fatto di aver reso evidente agli occhi di tutti come ciò che molti credevano impossibile in realtà lo fosse solo nella propria mente e non nei fatti. Sì perché molte barriere sono state abbattute in questi mesi, barriere che avrebbero richiesto altrimenti anni in condizioni di normalità. Se non vogliamo rendere vano lo sforzo di adattamento che ciascuno, in maniera più o meno consistente, ha attuato, allora dovremmo tutti ripensare al nostro modo di lavorare e acquisire una nuova consapevolezza. Si può fare, lo smart working esiste ed è un’opportunità di crescita, di competitività e di inclusione.

In questo momento aziende e collaboratori sono bombardati da notizie e informazioni di tutti i generi, giuste e sbagliate ma comunque molte! Per quello che ci riguarda possiamo dare il nostro contributo facendo il punto della situazione su ciò che ci compete grazie alla nostra esperienza e alle nostre professionalità. Facciamo un pò di chiarezza, ricostruiamo tutti i DPCM.

I VARI DPCM DEL PRESIDENTE

Il 25 febbraio, pochi giorni dopo che tutto ebbe inizio, il Presidente del Consiglio dei Ministri firma un decreto. Tra le varie disposizione anche la seguente:– La modalità’ di lavoro agile …  e’  applicabile  in via provvisoria, fino al 15 marzo 2020, per i  datori di  lavoro aventi sede legale o operativa nelle Regioni Emilia Romagna, Friuli  Venezia Giulia, Lombardia, Piemonte, Veneto e Liguria

Per le regioni sopracitate viene prevista la possibilità di lavorare da casa fino al 15 marzo assolvendo in via telematica agli obblighi di Informativa dell’INAIL. Rispetto al DPCM del 23 febbraio viene estesa l’applicazione del lavoro agile ad intere regioni e non più più a singole località o zone.

Pochi giorni dopo, il 1 marzo precisamente, viene emanato un nuovo decreto. – La modalità di lavoro agile…può essere applicata a ogni rapporto di lavoro subordinato, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020…

Tale decreto ha avuto validità fino all’8 marzo quando è entrato in vigore un nuovo DPCM il quale ha esteso la misura ad altri territori e province italiane. Mentre con il DPCM dell’11 marzo 2020 la modalità del lavoro agile legata alla situazione di emergenza è stata estesa a tutto il territorio italiano.

Il decreto non riporta la data precisa della fine dello stato di emergenza ma noi sappiamo che questo è stato riconosciuto per sei mesi a partire dal 31 gennaio 2020 e perciò che si protrarrà fino al 31 luglio 2020. Pertanto la modalità di lavoro agile può essere applicata su tutto il territorio italiano fino a tale data.

COSA DEVE FARE L’AZIENDA

Come comportarsi ora? Non c’è la necessità di stipulare accordi individuali per ogni lavoratore al fine di attivare lo smart working, il governo è stato chiaro. Vista l’emergenza non ci sarebbe stato modo e tempo per le aziende di adempiere ad una tale richiesta. Anche comunicare preventivamente la modalità di lavoro agile non sarebbe stato possibile.

Ciò che necessita di essere fatto è:

  • Mandare a tutti i collaboratori una email con alcune indicazioni pratiche organizzative e in allegato l’Informativa sulla Privacy e Sicurezza creata appositamente dall’INAIL in questo momento di emergenza. Informativa utilizzabile così oppure adattabile dall’RSPP in ragione delle caratteristiche del lavoro e dell’attività svolta da ogni azienda.
  • Successivamente è necessario che il Consulente del Lavoro o l’azienda stessa carichi le comunicazioni di lavoro agile sulla piattaforma di Cliclavoro tramite una procedura semplificata. Quest’ultima prevede il caricamento di una autocertificazione da parte del datore di lavoro in formato PDF e un foglio excel contenente tutti i dati richiesti da cliclavoro per avviare il lavoro agile. Tra questi: dati anagrafici, dati inail, data di inizio lavoro agile (25/2 o 11/3 in funzione della regione di appartenenza) e data di fine (31/7).

INFO UTILI

Data l’imprevedibilità degli avvenimenti non tutte le aziende sono state in grado di prepararsi efficacemente all’emergenza. Molte si sono fatte cogliere impreparate. Per quanto riguarda la tecnologia ad esempio, c’è stata una corsa al rifornimento di pc aziendali così da permettere di far svolgere la propria attività lavorativa a tutti i collaboratori dal proprio domicilio. In merito a questo vi alleghiamo la nostra policy BYOD (Bring Your Own Device). Grazie ad essa è possibile lavorare al di fuori del proprio ufficio senza bisogno di disporre di un pc aziendale, ma semplicemente disponendo di quello personale.

Se non hai mai lavorato in smart working prima d’ora o se semplicemente vuoi imparare a gestire al meglio il tuo lavoro da casa, ti invitiamo a seguire il nostro webinar gratuito il 25 marzo alle ore 15.
Se invece sei un’azienda, con la sede operativa in Lombardia, che sta sperimentando il lavoro agile con i propri collaboratori a causa dell’emergenza e ti stai rendendo conto che potrebbe essere una soluzione a molte problematiche, non perderti questo Bando. 4,5 milioni di euro stanziati. I requisiti sono: avere almeno 3 dipendenti e non avere mai implementato piani aziendali di lavoro agile (ad esclusione del caso emergenziale).

Per qualsiasi informazione contattaci pure!

Se da un lato lo Smart Working è sempre più diffuso e affermato come pratica aziendale, dall’altro lato molte realtà sono ancora dubbiose e reticenti ad abbracciare completamente e senza esitazioni questa nuova metodologia lavorativa. I motivi sono molteplici e tra questi non è raro che ricorra quello legale.

  • Ci sono dei limiti legali all’attivazione dei progetti di smart working? E se sì quali?
  • Alcune attività o alcune tipologie contrattuali possono o devono ritenersi escluse da questa modalità di lavoro?

Per questo motivo abbiamo pensato possa essere utile per schiarire le idee e risolvere qualche dubbio fare un breve excursus in materia andando a riprendere tre articoli del nostro avvocato Paola Salazar.

Smart working: come avviare un progetto

Incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, così è definito il Lavoro Agile dalla legge. Liberarsi dall’assioma presenza=lavoro ha un grande impatto psicologico sul lavoratore ed è essenziale per lui per poter lavorare senza vincoli di spazio e tempo. Purtroppo si tratta di un obiettivo difficile da raggiungere nel nostro ordinamento giuridico, ancora fortemente legato al tema del controllo e lontano dal far proprio il tema della fiducia nella gestione del rapporto di lavoro.

La tecnologia rappresenta un nodo fondamentale per chi volesse intraprendere progetti di Smart Working. La legge in questo senso si riferisce al “possibile utilizzo di strumenti tecnologici”. Non si può infatti fare a meno di quest’ultima ma è possibile che per alcune fasi o cicli non sia essenziale.

Ci sono poi attività che non possono essere svolte fuori dalla sede di lavoro tradizionale, si pensi alle attività commerciali, ai cantieri o ad alcune attività chimico-farmaceutiche. In questi casi la legge viene in aiuto affermando ad esempio che le forme di flessibilità possano riguardare anche l’orario di lavoro e non solo gli spazi. Sempre di flessibilità si tratta!
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Smart Working: i 3 elementi principali

Lo Smart Working non è lavoro da casa. Si tratta piuttosto di una modalità di lavoro flessibile che richiede alcuni fondamentali presupposti organizzativi.

Individuiamo nella tecnologia, nella fiducia e nell’Accordo di Lavoro Agile gli elementi principali di questa nuova forma lavorativa. Vediamoli più nel dettaglio:

  • Oggi la tecnologia riveste un ruolo fondamentale e ha reso possibile lo sviluppo dell’era Industry 4.0. L’evoluzione che ha imposto alle professioni negli ultimi anni ha fatto sì che anche il lavoro subordinato, e non solo quello autonomo, cominciasse ad essere regolato e valutato in termini di risultati raggiunti. 
  • L’elemento psicologico di maggiore rilevanza e fondamentale per ripensare la prestazione di lavoro in chiave di “obiettivi” è sicuramente la fiducia tra lavoratore e datore di lavoro ma anche in senso trasversale tra colleghi. Da non sottovalutare l’importanza delle soft skills e, quindi, dei fattori della collaborazione, ascolto e comunicazione, quali ingredienti essenziali al fine di avviare un progetto di Smart Working di successo.
  • La cornice si completa grazie all’Accordo individuale, quest’ultimo ha l’obiettivo di trovare il giusto punto di incontro tra l’interesse dell’organizzazione (ovvero l’aumento della produttività e della competitività) e l’interesse del collaboratore (ovvero il giusto bilanciamento tra vita privata e lavoro) e rendere così il più trasparente possibile la relazione.

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Smart working: aspetti di salute e sicurezza sul lavoro

Spesso e volentieri la preoccupazione principale di chi vuole avviare un progetto di Smart Working è proprio quella legata alla gestione degli aspetti di sicurezza dello smart worker.

In molti hanno il timore che l’Inail non fornisca una copertura assicurativa per l’attività svolta al di fuori degli spazi aziendali. Ma lo smart working, come abbiamo già detto, non è lavoro da casa. È invece una modalità di esecuzione della prestazione lavorativa che si caratterizza per l’assenza di vincoli di luogo e di orario di lavoro, ma soprattutto, per una nuova organizzazione del lavoro basata sugli obiettivi e non sulle ore trascorse alla propria scrivania.

Ne consegue che l’analisi della lavorazione eseguita in modalità di lavoro agile non differisce da quella normalmente compiuta in ambito aziendale, ai fini della riconduzione al corretto riferimento classificativo da adottare.” Così è riportato dalla Circolare Inail n. 48 del 2 novembre 2017, non esiste pertanto alcuna differenza tra l’attività svolta all’esterno dell’ufficio rispetto a quella svolta all’interno per l’Inail.

Secondo il principio della ragionevolezza spetta ad ogni lavoratore scegliere coscienziosamente e responsabilmente il luogo dal quale svolgere la propria attività lavorativa nelle giornate di smart working. Questo luogo può anche rispondere a temporanee e specifiche esigenze di conciliazione vita-lavoro del lavoratore purché questo valga per un limitato periodo di tempo e non in via continuativa.

Per quanto riguarda i fattori connessi agli strumenti di lavoro, all’assicurazione INAIL contro gli infortuni sul lavoro e alla tutela dell’infortunio in itinere, si può fare riferimento ai principi guida applicati per il lavoro subordinato.

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In conclusione

In modo molto breve e sintetico abbiamo cercato di affrontare le tematiche principali in materia di Lavoro Agile da un punto di vista legislativo. È possibile approfondire la lettura di ogni articolo seguendo il link e nel caso in cui qualcosa ancora non fosse chiaro contattateci senza esitazioni! Il 4 marzo Federico Bianchi e Paola Salazar sono stati i protagonisti del primo webinar gratuito che ha toccato proprio questi argomenti, e non solo. Se siete interessati potete rivedere la registrazione qui!