Poco tempo fa scrivemmo una Guida per sperimentare lo Smart working – 7 cose da fare prima di avviare una sperimentazione di Lavoro Agile (scaricabile qui). Mai avremmo potuto immaginare che ad oggi in tutta Italia lo smart working sarebbe diventata la parola più discussa e cercata su Google.

Chi ha letto la nostra Guida ci auguriamo che sia arrivato più preparato all’emergenza, la maggior parte della popolazione lavorativa purtroppo però si è ritrovata alle prese con qualcosa di nuovo ed imprevisto. C’è chi è riuscito a gestire l’emergenza in modo efficace e chi invece, a causa della mancata preparazione, non è riuscito a fronteggiare nel migliore dei modi la situazione.

Il nostro contributo

Noi come Smartworking srl poco dopo che lo stato di emergenza era stato dichiarato ci siamo adoperati fin da subito al fine di poter offrire come meglio potevamo il nostro aiuto. Abbiamo iniziato a tenere una serie di webinar gratuiti (rivedibili tutti qui) in cui abbiamo parlato delle strategie più pratiche al fine di organizzare e gestire il lavoro da remoto nel miglior modo possibile. Ci siamo poi resi disponibili sul portale di Solidarietà Digitale per offrire consulenza gratuita a tutti quei team incastrati in una routine nuova e poco producente a causa del Covid19. Ed oggi abbiamo creato un’altra breve “guida”: 5 cosa da fare per ripartire con lo Smart Working dopo il Coronavirus. Per aiutarvi a prendere in mano il futuro dell’azienda ed essere più consapevoli grazie ad una sperimentazione già avviata e l’opportunità di trasformarla in una pratica aziendale consolidata.

Le 5 cose da fare

Ecco le 5 cose da fare per ripartire con lo Smart Working dopo l’emergenza Coronavirus:

  1. La Task Force, è importante che coloro che durante l’emergenza hanno guidato e supportato i team continuino a farlo anche una volta che ha inizio la fase 2. Se si vuole introdurre lo smart working in azienda sarà fondamentale questo passaggio per garantire continuità al progetto. Sono infatti le persone che hanno maggiore responsabilità in azienda che hanno il compito di “disegnare” un nuovo modo di lavorare per tutta l’organizzazione;
  2. La retrospettiva, una delle fasi più importanti in cui il focus è su tutti i collaboratori. Attraverso una breve survey interna la retrospettiva servirà alla task force per capire i punti di forza e i punti da migliorare che l’esperienza appena vissuta ha dato modo di testare. Durante questa sperimentazione forzata cosa è andato bene, cosa male e cosa hai imparato di nuovo? Tre semplici domande per andare dritti al punto ed implementare lo smart working con più consapevolezze possibili;
  3. Lo Smart Working Canvas, chi ci segue da un pò non ne potrà più di sentirlo nominare (a tal proposito abbiamo creato un approfondimento ad hoc consultabile qui). Anche ora il Canvas risulta essere uno strumento essenziale al fine di definire e chiarire il punto di arrivo del progetto di smart working. È necessario che la task force trovi un momento comune in cui riunirsi e compilarlo. Aiuterà prima di tutto il gruppo e poi l’organizzazione intera a mappare quest’ultima e comprendere le sfide e le opportunità del progetto;
  4. Il nuovo regolamento, nelle ultime settimane si sono susseguiti una serie di Dpcm governativi per cui molti potrebbero aver perso di vista quali siano gli ultimi aggiornamenti su cui fare affidamento in materia di Lavoro Agile. Per questo motivo abbiamo voluto fare chiarezza grazie anche al supporto del nostro avvocato. Un articolo di approfondimento anche in questo caso è consultabile cliccando qui;
  5. Organizzazione dei Team, avere chiari i ruoli e le responsabilità di ciascun membro dei diversi team è una regola imprescindibile. Ciò che abbiamo avuto modo di osservare in questo periodo di osservazione e supporto sono stati infatti i danni che questa mancanza di gestione ha creato. Lavoro mal distribuito e gestito, responsabilità poco chiare, assenza di disconnessione e altri problemi ancora.

Non farti cogliere impreparato, pianifica il futuro della tua organizzazione fin da ora. Metti in pratica le 5 cose da fare per ripartire con lo smart working.

Vogliamo illustrarvi quelli che potrebbero essere degli strumenti in grado di risolvere alcuni problemi legati all’impossibilità per molti di essere presenti in ufficio. Ci riferiamo agli strumenti per effettuare riuonioni, meeting o video conference a distanza mostrandovi come la presenza fisica non sia un limite assoluto.

Pochi ma essenziali principi

Innanzitutto al fine di svolgere una video conference performante ed efficace è necessario far in modo che i principi che stiamo per illustrarvi siano sempre tenute ben presenti e rispettate da tutti i partecipanti.

  1. Fornire il link della conference a tutti per collegarsi simultaneamente, è possibile condividere anticipatamente su Google Calendar o su altra piattaforma simile il link tramite cui collegarsi direttamente alla riunione virtuale;
  2. Essere puntuali, per rispetto del tempo e delle attività di ciascuno è fondamentale non arrivare in ritardo alla conference;
  3. Stabilire un facilitatore che porti avanti l’agenda, qualcuno che guidi la conference evitando che si perda di vista il focus dell’incontro;
  4. Condividere all’inizio l’agenda del meeting, fornire subito un quadro generale di quelli che saranno i temi affrontati durante il meeting così da rendere tutti allineati;
  5. Fare un action plan, al termine della riunione riprendere velocemente i punti appena trattati assegnati a chi di competenza del team e tradurli in azioni;
  6. Non partire a freddo, prima di iniziare la riunione vera e propria stimolare il coinvolgimento di tutti tramite un primo “giro di tavolo” più informale per un saluto o un pensiero.
Dove appare il link per partecipare alla video call su Google Calendar

I migliori tool per noi

Spesso ci capita di lavorare da remoto come team, questo ci ha permesso nel tempo di testare diversi tool di collaborazione e di individuare i migliori. 

Ogni realtà ha le sue necessità, le sue abitudini e quindi lungi da noi fornirvi delle verità assolute. Il nostro obiettivo è infatti quello di fornirvi una cornice il più chiara possibile dei tool che possono supportarvi in un momento di poca stabilità come questo.

Ne vedremo pochi proprio per non creare confusione e restringere il campo ai più efficaci ed efficienti anche in base alla presenza di queste 3 caratteristiche:

  • un sistema di chat
  • la condivisione dello schermo
  • la multipiattaforma

Il primo tool è:

  • Zoom – uno dei tool più usati per la collaborazione a distanza, compatibile con tutti i sistemi operativi sia da smartphone o tablet che da web. Scaricare la versione gratuita vi permetterà di svolgere meeting tra più persone (100 persone max)  per un tempo massimo di 40 minuti.

Condivisione dello schermo o di una whiteboard, live chat privata e di gruppo, possibilità di registrare l’intera video conference o parte di essa, queste sono alcune caratteristiche della versione Basic di Zoom meetings. Inoltre, grazie a Canva, adesso è anche possibile scegliere o creare da zero uno sfondo diverso dal salotto di casa propria.

Colui che organizzerà il meeting  avrà la possibilità di invitare gli altri partecipanti tramite una mail direttamente inviata dal tool o semplicemente tramite la generazione di un apposito link al momento della creazione dell’evento su Google Calendar (immagini di seguito).

Dalle realtà più piccole a quelle più grandi Zoom è un ottimo candidato per la vostra collaborazione da remoto.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

  • Jitsi – forse non tra i più famosi ma tra i più sicuri. Tutte le chiamate, video e non, sono codificate. Non esiste ufficialmente un limite al numero di partecipanti, tutto dipende dal vostro Pc e dalla vostra connessione. Per usufruire del servizio non è necessaria nessuna iscrizione, una volta approdati sul sito vi basterà cliccare sul pulsante “Start a call” per avviare la vostra videochiamata. È possibile inoltre installare l’estensione per Google Calendar così da integrare il tool. Una volta premuto il tasto “GO” Jitsi vi fornirà una serie di coordinate da condividere coi vostri collaboratori. Inoltre condividere lo schermo o avviare chat è semplicissimo.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

  • Hangouts è il sistema di messaggistica di Google e vi si può accedere da smartphone, tablet o pc sia iOS che Android. Requisito fondamentale è avere un account Google e accedervi da app o da web per avviare una conversazione, una chiamata o una videochiamata. 

Hangouts ti permetterà di effettuare video conference sia one to one che di gruppo, di condividere il tuo schermo così che tutti coloro che partecipano alla conference possano essere lì con te (metaforicamente parlando) e di scambiarti messaggi con i vari partecipanti, il tutto gratuitamente soltanto grazie ad una buona connessione internet. A colui che avvierà la video conference Hangouts fornirà le informazioni che potete osservare nell’immagine così che, una volta condivise, sarà facile per tutti collegarsi senza fraintendimenti.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

  • Whereby – nessun download o registrazione per gli utenti, video call semplici e affidabili fino a 4 partecipanti nella versione free. L’accesso sia da mobile (iOS o Android) che da desktop è facilissimo, è possibile condividere lo schermo, registrare la conference e chattare live. Colui che avvierà la videocall sarà l’owner e avrà la possibilità di creare una meeting room privata. A quest’ultima potranno partecipare solo i collaboratori che avranno ricevuto l’autorizzazione proprio dall’owner, ovvero il proprietario della room.

Sistema di chat ✔ Condivisione schermo ✔ Multipiattaforma ✔

In conclusione

Non vi resta che testarli per capire il più adatto per il vostro tipo di organizzazione e team. Sono tutti validi ed efficaci strumenti pertanto non ve ne consigliamo uno in particolare tra quelli esposti. Sperimentateli e fateci sapere dov’è ricaduta la vostra scelta!

CANVAS” letteralmente vuol dire “TELA”, un foglio bianco da cui partire per poi disegnare la propria idea, i propri obiettivi e desideri. I parametri insomma, con cui ci si trova maggiormente in linea, senza la paura di sbagliare o di trascrivere qualcosa di errato perché, in questo caso, un giusto o sbagliato non esiste.

Grazie allo Smart Working Canvas attuare il cambiamento diventa più facile, perché ti permette di individuare i punti deboli dell’organizzazione insieme alle mancanze che i dipendenti percepiscono. Un’azienda è tale grazie alle persone da cui è composta e, per questo motivo, divengono i principali attori di cui prendersi cura.

Se vuoi compilare il Canvas direttamente dal tuo pc puoi farlo cliccando il bottone qui sotto! Una volta completato te lo recapiteremo via email in formato pdf.

La prima intuizione è stata di Alexander Osterwalder nel 2004, l’ideatore di questo schema che ha rivoluzionato il modo di rappresentare un modello di business, noto come Business Model Canvas. Noi di Smartworking, in quanto società che si pone come obiettivo principale quello di affiancare le aziende che vogliono diventare agili, abbiamo ideato il “nostro” Canvas riadattandolo ad esigenze e target differenti. Lo abbiamo chiamato Smart Working Canvas, i focus diventano le persone e gli spazi in cui queste lavorano. Trasformare ogni ambiente in una realtà propositiva in cui i dipendenti si recano con piacere e svolgono il loro lavoro felici, questa è la nostra mission.

A COSA SERVE?

Capire gli elementi e le dinamiche che riguardano il funzionamento di un’azienda non è semplice. Lo Smart Working Canvas semplifica questa attività grazie alla sua praticità d’uso e al suo vantaggio comunicativo. Concetti complessi riguardanti il funzionamento di un’azienda vengono così semplificati e resi comprensibili a tutti.

Per strutturare il nostro Business Model Canvas abbiamo tenuto conto di una serie di elementi costitutivi, nove in totale:

  1. La Vision
  2. I Drivers and Desire
  3. Gli Strategic Pillar
  4. Le Actions
  5. La Communication
  6. I Destinatari (Change Recipients)
  7. I Success Criteria
  8. La Feasibility
  9. I Wins

COME SI PREPARA?

L’ordine con cui compilare il Canvas non è casuale, alla base c’è un significato. Per questo motivo è importante cercare di seguirlo il più possibile.

Vediamo nel dettaglio gli elementi costitutivi:

  1. La Vision, intendiamo la parte chiave che descrive la destinazione del progetto, l’obiettivo ultimo. Iniziamo col porci una domanda: “Che risultato ci attendiamo in azienda, dal progetto di Smart Working?”. Da qui si possono poi declinare una serie di comportamenti chiave che potrebbero essere attuati in funzione del nostro purpose iniziale.
  2. I Drivers and Desire aspirano ad individuare i bisogni/necessità che ci stanno spingendo ad attuare il progetto di Smart Working. Le ragioni che, con una certa urgenza, premono sul nostro desiderio di cambiare qualcosa e spingono ad attivarci per renderlo possibile. “In cosa desideriamo che l’organizzazione migliori?”, questa la domanda successiva da porci. In questa fase sono da valutare anche gli aspetti di digitalizzazione (accessibilità, digital transformation) e di miglioramento degli spazi aziendali (revisione degli spazi in chiave Smart).
  3. Gli Strategic Pillar ci guidano invece nell’individuare gli elementi chiave della nostra organizzazione che sono a sostegno della vision del progetto e correlati ai Drivers and Desire. Si tratta più semplicemente di elementi già propri dell’organizzazione e che possono essere funzionali al raggiungimento dell’obiettivo finale. Un esempio può essere “tutti i processi devono essere digitalizzati”, se si è già investito nella digital transformation. Oppure ancora “una nuova sede smart” se da poco è stata completata una nuova sede di lavoro con i principi del Activity Based Working.
  4. Le Action sono le azioni concrete da adottare per implementare il progetto, un insieme di processi tangibili mediante i quali si raggiunge la vision, per esempio il Progetto Pilota.
  5. La Communication fa riferimento al modo in cui vorrei sviluppare il progetto da un punto di vista comunicativo. Quali mezzi posso utilizzare al fine di comunicare nel miglior modo possibile quelle che sono le caratteristiche principali del mio progetto? Svolgere una survey o delle interviste potrebbe essere uno spunto da cui partire.
  6. I Destinatari, si tratta degli attori su cui si ripercuoterà il progetto, coloro su cui avrà un effetto concreto l’output finale di quest’ultimo, per esempio i destinatari del progetto pilota di Smart Working. In più si fa riferimento anche al modo in cui questi attori gestiranno il cambiamento, come lo accoglieranno e cosa faranno per implementarlo.
  7. I Success Criteria ci indicano i riferimenti in base ai quali abbiamo la prova che sono stati raggiunti risultati. Quali scale, criteri o parametri utilizziamo per verificare che sia avvenuto un reale cambiamento?
  8. La Feasibility è la sostenibilità del progetto. In termini di costi e di tempo, quali vincoli e ostacoli dovremo affrontare? Si tratta di fare i conti con la fattibilità del progetto e agli aspetti sui quali si potrà intervenire per tarare lo sviluppo del progetto stesso.
  9. I Wins infine, dopo il percorso svolto, appartengono alla sezione mediante la quale possiamo avere una veduta d’insieme finale ed individuare i benefici attesi dal progetto per l’intera organizzazione.

IL PUNTO DI PARTENZA

Crediamo che lo Smart Working CANVAS possa essere uno strumento fondamentale per le aziende che mirano al cambiamento e che vogliono un punto di partenza concreto per attuarlo. Grazie a questo modello possiamo capire dove siamo e dove vogliamo andare, ascoltando anche le necessità di ogni dipendente e traendone un vantaggio di valore: una azienda consapevole e autocritica. Per questo motivo e per mille altri dovreste provare anche voi a compilarlo!

smart working canvas